BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan yang sangat pen
ting dalam menunjang operasionalisasi suatu organisasi atau kantor. Pada setiap kegiatan kantor baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan di perlukan adanya kegiatan kantor yang ada hubungannya dengan surat-menyurat. Oleh karena itu perlu adanya kegiatan adminsitrasi atau pengelolaan surat yang tertib dan teroganisasi.
 |
| Ilustrasi Google Image |
Dalam hal pengelolaan surat menyurat sudah sepantasnya setiap kantor dapat memberi perhatian dan menangani dengan baik sehingga dapat membentuk kegiatan secara keseluruhan dan dapat mendorong ke arah kemanjuan kantor. Mengingat surat memiliki peranan penting dalam organisasi, maka surat harus ditangani oleh yang benari-benar memiliki pengetahuan dan ketrampilan tentang surat menyurat.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan dalam makalah ini meliputi yaitu :
1. Menjelaskan pengertian surat-menyurat.
2. Menjelaskan pengertian surat.
3. Membedakan macam-macam surat.
4. Menjelaskan perlengkapan surat.
1.3 Tujuan
1. Agar bisa membedakan surat menyurat.
2. Agar bisa menulis surat.
3. Mampu membedakan macam-macam surat menyurat.
4. Mampu mengetahui perlengkapan surat.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian surat-menyurat
Surat-menyurat merupakan alat tata usaha dan merupakan salah satu pekerjaan kantor. Apa yang dimaksud surat-menyurat sudah banyak para penulis yang telah mencoba memberikan pengertian. Istilah surat-menyurat sering disebut dengan istilah-istilah berikut :
1. Istilah correspondentie(Bahasa Belanda) atau correspondence(bahasa inggris).Kedua istilah tersebut dapat diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia seluk beluk berkirim-kiriman surat(Westra,1979:7).
2. Surat menyurat adalah segenap pekerjaan yang bertulisan dengan surat sebagai alat tata usaha,yang berurusan dengan soal penulisan,pencatatan,penerimaan dan pendistribusian surat-surat(Wastra,1979:37)
3. Kadang-kadang suatu surat yang disampaikan oleh seseorang pada orang lain dalam suatu organisasi memerlukan suatu balasan atau jawaban,maka terjadilah hubungan surat-menyurat yang disebut korespondensi(Panji,Tanpa tahun:2).Jadi, menurut pengertian ini, surat-menyurat atau korespondensi terjadi apabila disatu pihak mengirimsurat dan dipihak lain membalasnya. Dengan demikian,surat-menyurat adalah suatu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat komunikasi.
4. Dapat pula diketahui bahwa surat-menyurat atau korespondensi adalah peristiwa saling berkirim surat (Zaiduddin,Tanpa tahun:5). Dalam buku ini penulis mencoba memberikan pengertian bahwa surat-menyurat mempunyai 2 pengertian yaitu dalam arti sempit dan arti luas.
Surat menyurat dalam arti sempit yaitu suatu aktivitas saling berkirim surat. Jadi,pengertian ini hanya terbatas pada penerima dan membalas surat.Apabila seseorang menerima surat, dan kemudian membalasnya maka, terjadilah apa yang dinamakan surat-menyurat. Surat-menyurat dalam arti luas adalah semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat yang terdiri dari kegiatan-kegiatan :
1. membuat surat
2. mengagendakan surat/membukukan
3. menerima surat
4. mendistribusikan
5. meng-file (mengarsip atau menyimpan
2.2 Pengertian Surat
Dari pengertian surat-menyurat seperti tesebut diatas dapat dikatakan bahwa objek pokok surat-menyurat atau korespondensi adalah surat. Apakah yang disebut surat itu:
1. Surat adalah setiap kertas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seseorang atau orang lain dengan maksud menyampaikan berita atau pendapat yang tersebut pada kertas tersebut.(Wastra,1979:37)
2. Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu(Wastra,1979:9).
3. Surat adalah suatu pernyataan bahasa yang tertulis atau suatu alat untuk menyampaikan berita dan menanyakan sesuatu dengan bahasa tulisan atau tidak langsung(Zainuddin,Tanpa tahun:5).
4. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahasa komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukanya dalam organisasi atau kantor.(Panji,Tanpa tahun:1).
Dari empat pengertian tersebut dapat diketahui bahwa masing-masing definisi lebih menitik beratkan pada segi bahan materialnya. Pada hakikatnya surat dapat ditinjau dari beberapa segi.Dari segi materialnya,surat ialah setiap lembaran kertas yang berisi data-data atau keterangan-keterangan yang mengandung arti.Lebih luas lagi dapat dikatakan bahwa surat ialah setiap bahan atau material yang berisi informasi.Jadi, dengan demikian pengertian surat tidak hanya terbatas pada lembaran kertas saja, tetapi meliputi setiap bahan atau setiap material yang berisi data-data atau keterangan-keterangan yang mengandung arti.Ingat saja surat yang tertulis pada daun lontar pada zaman dahulu.
Ditinjau dari segi fungsinya surat adalah alat penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain untuk mendapatkan saling pengertian diantara kedua belah pihak yang disampaikan secara tertulis.Dengan demikian dapat dikatahui bahwa surat adalh suatu bentuk penyampaian berita, ide atau pendapat yang disampaikan dengan menggunakan bahasa tertulis.
2.3 Macam-macam surat
Dalam kegiatan kantor ditemukan bermacam-macam surat. Surat dibagi menjadi bermacam-macam dan tergantung pada segi mana penggunaanya.
1. Surat Menurut Wujudnya
1) Surat Terbuka
Yaitu surat yang tidak mempergunakan sampul.Ada 2 macam surat terbuka yaitu sebagai berikut :
a. Surat yang ditulis pada kartu pos
Surat yang ditulis pada kartu pos(post card),baik kartu pos yang dikeluarkan oleh Kantor Pos)maupun kartu pos yang dibuat sendiri dengan tidak menyimpang dari ketentuan / ukuran kartu pos resmi.Kartu pos dibuat dari kertas tebal (karton)dengan ukuran 15x 10 cm.
Pada umumnya, surat yang ditulis pada kartu pos adalah surat yang tidak mengandung rahasia dan bersifat pribadi.
b. Surat yang dikirim melalui surat kabar atau majalah, misalnya pengumuman dari berbagai instansi/jawatan yang dimuat di surat kabar dan berbagai surat dari para pembaca yang dimuat pada ruang/rubrik pembaca pada surat kabar.
Ditinjau dari segi tujuan komunikasi, surat para pembaca sangat memegang peranan penting karena merupakan sarana terciptanya komunikasi dua arah antara rakyat dengan pihak pemerintah atau instansi yang bersangkutan.
2) Surat Tertutup
Yaitu surat yang tidak dapat dibaca oleh public/umum.Jadi, hanya dapat dibaca oleh penerima surat. Ada 2 macam surat tertutup,yaitu sebagai berikut ;
a. Surat yang tidak mempergunakan sampul
1) Surat yang ditulis pada warkat pos
Warkat pos yaitu selembar kertas yang dicetak hanya dikeluarkan oleh Perum Postel.Warkat Pos dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat sekaligus berfungsi sebagai sampul dan halaman bagian dalam dipergunakan untuk menulis surat.
Menurut sifatnya warkat pos ada dua macam, yaitu warkat pos biasa dan warkat pos kilat.Surat yang ditulis dalam warkat pos pada umumnya surat yang bersifat pribadi.
2) Surat yang ditulis pada selembar kertas berukuran folio dan dilipat sedemikian rupa sehingga alamat di dalam surat sekaligus merupakan alamat diluar/alamat amplop,misalnya surat edaran dan surat undangan.
b. Surat yang menggunakan sampul atau pembungkus
2. Surat Menurut Kepentinganya
1) Surat Biasa
Pengiriman dan penyelesaianya dilakukan menurut urutan penerimaan surat dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Isi dari surat biasa pada umumnya tidak harus diselesaikan dengan segera. Dari segi pengirimanya, maka surat biasa dikirim dengan mempergunakan prangko biasa.
2) Surat Segera
Surat segera yaitu surat yang harus dikirim dengan segera untuk diketahui dan diselesaikan dengan secepat-cepatnya.
3) Telegram
4) Banyak perusahaan atau instansi yang mengirim berita dengan mempergunakan telegram karena :
a. Pengiriman berita melalui telegram dengan cepat dan dapat diterima oleh penerima surat
b. Sampai saat ini masih terdapat adanya sementara anggapan bahwa telegram dianggap lebih penting dari jenis surat-surat lainya.
Dalam pengirimanya telegram ada dua cara, yaitu telegram biasa dan telegram segera/penting.
3. Surat menurut Sumbernya
1) Surat Masuk(Incoming Mail)
Surat masuk merupakan surat yang dating atau diterima dari instansi/jawatan lain. Surat tersebut dapat melalui pos atau diantar langsung oleh kurir dari instansi yang bersangkutan.
2) Surat Keluar(Out Going Mail)
Surat keluar merupakan surat yang dikirim melalui pos, fax, kurir atau email. Surat antar bagian (interdepartemental mail) adalah surat yang berasal dari bagian-bagian lain dalam suatu kantor/instansi.memo atau nota dalam merupakan bentuk-bentuk surat yang bersifat intern.Surat-surat rutin dapat pula dibedakan menurut petunjuk-petunjuk tertentu, misalnya menurut subjeknya seperti surat yang berhubungan dengan :
a. Pengaduan-pengaduan
b. Kredit
c. Kesempatan kerja
d. Pesanan-pesanan
e. Pembelian-pembelian
f. Penjualan-penjualan
4. Surat Menurut Kegunaanya
Surat menurut kegunaanya dibagi menjadi 3 macam, yaitu :
1. Surat yang hanya brfungsi sebagai alat pemberitahuan saja, misalnya pengumuman
2. Surat yang berfungsi sebagai juridis/hokum (surat kontrak)
3. Surat yang berfungsi sebagai historis/sejarah(notulen rapat)
5. Surat Menurut Sifat Isinya
Surat menurut sifat isinya dapat dibedakan menjadi :
1. Surata Biasa
Surat biasa adalah surat yang apabila isi surat tersebut diketahui dan dibaca oleh pihak orang lain tidak menimbulkan kerugian bagi organisasi , instansi atau jawatan yang bersangkutan.
2. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang tidak diketahui atau dibaca oleh orang lain.Surat yang demikian harus diberikan langsung kepada pimpinan yang bersangkutan karena hanya pimpinan yang berwenang membuka dan membacanya. Surat rahasia atau konfidensial diberi tanda/kode RHS atau R saja.
3. Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berhubungan erat dengan keamanan organisasi atau jawatan. Pada umumnya surat-surat yang bersifat sangat rahasia diberi tanda/kode SRHS.
6. Surat Menurut Bentuknya
Menurut bentuk pengetikanya, surat dibedakan menjadi :
1. Block Style
1) Tanggal surat diketik sebelah kanan atas.
2) Penanggung jawab surat diketik pada sebelah kanan bawah lurus dengan tanggal surat.
3) Bagian-bagian surat lainya, yaitu :
a. Nama surat
b. Lampiran
c. Pokok/hal surat
d. Halaman surat
e. Kata pembukaan
f. Kata pendahuluan, diketik mulai dari garis margin sebelah kiri kertas. Setiap pergantian alenia baru dimulai pada garis margin yang sama.
4) Jarak antara alenia dengan alinia lainya (alinia lama dengan alinia baru) adalah satu baris.
2. Full Block Style
Pengetikan Full block style sama dengan block style. Perbedaanya hanya pada pengetikan tanggal surat. Nama penanggung jawab surat diketik mulai dari garis margin kiri kertas surat. Dengan demikian semua surat diketik mulai dari margin kiri yang sama.
3. Semi Block Style
1) Tanggal surat diketik di sebelah kanan atas.
2) Nomor surat, nama perusahaan, alamat surat, nama lain, nama kota dan kata pembukaan diketik dari margin kiri yang sama.
3) Penanggung jawab surat di ketik disebelh kanan bawah, lurus dengan tanggal surat(sma dengan block style)
4) Sedang isi surat diketik sama dengan indented style.
Surat semi block style merupakan campuran atau block style dengan indented style.
4. Hanging Paragraph
Surat hanging paragraph disebut juga dengan hanging indented.
1) Tanggal surat diketik sebelah kanan atas kertas surat.
2) Nomor surat, nama perusahaa/instans, nama jalan, nama kota dan penanggung jawab surat diketik sesuai dengan pengetikan surat block style.
3) Setiap pergantian alinia baru, baris pertamanya dimulai dari garis margin kiri yang sama.
4) Kemudian garis kedua sampai dengan baris terakhir dari tiap-tiap alinia diketik dengan jarak kurang lebih 5 ketukan dari margin kiri.
5. Official Style
1) tanggal surat dan alamat surat diketik sebelah kanan atas kertas surat.
2) Nomor surat, lampiran dan hal surat diketik sebelah kiri margin.
3) Kata pembukaan diketik lurus di bawah isi dari surat.
4) Setiap pergantian alinia baru baris perbtama dimulai agak masuk lima ketukan dari garis margin sebelah kiri.
5) untuk baris berikutnya diketik mulai dari garis margin kiri yang sama.
6) Penganggung jawab surat diketik sebelah kanan bawah. Surat official style banyak dipergunakan di kalangan instansi pemerintah.
6. Indented Style
1) Tanggal surat diketik sebelah kanan atas.
2) Alamat surat
a. Nama perusahaan dimulai pada garis margin.
b. Nama jalan diketik kurang lebih 5 ketukan dari garis margin kiri.
c. Nama kota diketik kurang lebih 10 ketukan dari garis margin kiri.
3) Setiap pergantian alinia baru dimulai sesudah 5 ketukan dari garis margin kiri.
7. Menurut Jumlah Penerimaanya
Apabila ditinjau dari segi jumlah penerima surat, surat dibedakan menjadi 3 macam yaitu sebagai berikut :
1. Surat biasa yakni surat yang dikirim kepada seseorang (pejabat) dalam suatu instansi.
2. Surat edaran, yakni jangkauanya lebih luas daripada surat biasa. Surat edaran dikirim kepada beberapa orang atau beberapa pejabat dalam suatu jawatan/instansi untuk diketahui dan apabila dipandang perlu diteruskan kepada para bawahanya/pelaksana. Pada umumnya, surat edaran dikirim oleh suatu instansi/jawatan kepada kantor-kantor pelaksana yang ada dibawah pengawasanya. Surat edaran ini bersifat pemberitahuan tentang pa yang harus diketahui dan dilaksanakan oleh kantor pelaksana yang ada dibawah pengawasanya.
3. Pengumuman yakni ruang lingkupnya lebih luas daripada surat edaran.
Menurut jangkauanya, pengumuman dibagi menjadi 2 yaitu pengumuman yang bersifat intern dan pengumuman yang bersifat ekstern. Pengumuman yang bersifat intern adalah pengumuman yang bertujuan memberitahukan kepada semua anggota dalam organisasi semua masalah yang menyangkut kepentingan semua anggota. Misalnya pengumuman apel bendera, pengumuman hari libur. Pengumuman yang bersifat ekstern adlah pengumuman yang ditujukan kepada masyarakat umum(publik) diluar organisasi yang mempunyai kepentingan dengan organisas/instansi yang bersangkutan. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai baru, pengumuman pindah dan pengumuman lelang.
8. Surat menurut Penggunaanya
Surat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :
1. Memo atau nota dalam, dipergunakan untuk surat-menyurat antar bagian dalam satu instansi.
2. Nota dinas dipergunakan untuk surat-menyurat dinas/resmi antar kantor, instansi atau organisasi.
3. Surat pengantar, dipergunakan untuk pengantara dalam pengiriman surat-surat, pengiriman barang-barang yang dilakukan oleh suatu jawatan atau suatu instansi. Surat-surat yang dikirim dengan mempergunakan surat pengantar misalnya laporan.
9. Surat Menurut Siapa Pengirimnya
1. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang berisikan persoalan kedinasan dari surat itu dibuat dengan segala formalitasnya, serta baik pengirim dan penerimanya maupun salah satu diantara mereka dalam kedudukan resmi dinasnya(Wastra,1979:12)
Ada yang memberikan pengertia secara singkat yaitu surat dinas adalah surat yang berisi persoalan dan dibuat instansi pemerintah. Jadi, surat dinas adalah surat yang berisi soal-soal kedinasan, baik yang dikirim oleh instansi pemerintah maupun swasta dan dikirim, baik kepada instansi pemerintah maupun swasta dan bahkan dapat pula dikirim kepada seseorang. Isi surat dinas dapat meliputi berbagai macam persoalan.Surat dinas yang menyangkut masalah keniagaan (business), misalnya :
1) Surat permintaan penawaran
2) Surat penawaran
3) Surat pesanan
4) Surat penerimaan pesanan
5) Surat pengiriman barang
Surat yang menyangkut masalah keuangan, misalnya :
1. Surat tagihan
2. Surat perintah menerima uang
3. Kredit
4. Angsuran
Surat dinas yang menyangkut masalah kepegawaian antara lain :
1. Surat lamaran
2. Surat panggilan
3. Surat pengangkatan
4. Surat perintah penugasan
2. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh seseorang kepada orang lain yang isinya bersifat kekeluargaan dan tidak ada hubunganya dengan soal-soal dinas dengan suatu badan atau instansi.
10. Sifat Surat
Sifat surat mengandug pengertian :
1. Menunjukan urgensi dari surat. Misalnya segera, sangat segera dan rahasia.
2. Diketik lurus di bawah lampiran surat.
11. Penanganggung Jawab Surat
1. Penanggung jawab surat adalah pejabat yang menandatangani surat.
2. Penanggung jawab meliputi :
1) Nama instansi atau perusahaan yang bersangkutan
2) Nama jabatan
3) Tanda tangan
4) Nama terang
5) Nomor NIP/NRP (khusus untuk pejabat dinas pemerintah).
12. Cap Surat
1. Cap surat menunjukan formal dan sahnya surat dinas,khususnya surat-surat dinas pemerintah untuk dikalangan niaga kadang-kadang surat dinas tidak perlu dibubuhi cap.
2. Adanya sementara anggapan bahwa surat dinas yang tidak/belum dibubuhi cap instansi yang bersangkutan dianggap kurang/tidak sah.
3. Cap surat dibubuhkan pada sebelah kiri tanda tangan penanggung jawab surat.
13. Tembusan
1. Tembusan menunjukan bahwa suatu surat harus diketahui oleh beberapa instansi atau pejabat lainya, baik instansi/pejabat yang blebih tinggi maupun instansi/pejabat yang lebih raendah(instansi pelaksana) yang mempunyai hubungan dengan isi surat tersebut.
2. Penulisan kata tembusan ada beberapa cara, ada yang ditulis sebagai berikut :
1) Tembusan kepada Yth.
2) Tembusan disampaikan sengan hormat kepada
3) Ada yang hanya mempergunakan dengan kata tembusan
4) Ada yang mempergunakan istilah CC(Carbon Copy)
5) Yang dikirim kepada alamat surat adalah surat aslinya
6) Tembusan diketik sebelah kiri bawah kertas surat.
14. Initial
1. Initial atau tanda-tanda yang berupa kode ( merupakan singkatan) dari nama pembuat/penanda tangan surat dari nama pengetik surat.
2. Initial berguna untuk mengetahui siapa pembuat atau penanda tangan surat dan siapa yang mengetik surat sehingga apabila terdapat kesalahan dengan mudah menghubunginya.
3. Initial diketik paling bawah sebelah kiri kertas surat.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Surat-menyurat merupakan alat tata usaha dan merupakan salah satu pekerjaan kantor.
Apakah yang disebut surat itu:
1. Surat adalah setiap kertas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seseorang atau orang lain dengan maksud menyampaikan berita atau pendapat yang tersebut pada kertas tersebut.(Wastra,1979:37).
2. Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu(Wastra,1979:9).
3. Surat adalah suatu pernyataan bahasa yang tertulis atau suatu alat untuk menyampaikan berita dan menanyakan sesuatu dengan bahasa tulisan atau tidak langsung(Zainuddin,Tanpa tahun:5).
4. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahasa komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukanya dalam organisasi atau kantor.(Panji,Tanpa tahun:1.
Macam-macam surat:
1. Surat Menurut Wujudnya
a.Surat Terbuka
Yaitu surat yang tidak mempergunakan sampul.Ada 2 macam surat terbuka yaitu sebagai berikut :
a. Surat yang ditulis pada kartu pos Surat yang dikirim melalui surat kabar atau majalah, misalnya pengumuman dari berbagai instansi/jawatan yang dimuat di surat kabar dan berbagai surat dari para pembaca yang dimuat pada ruang/rubrik pembaca pada surat kabar.
b.Surat Tertutup
Yaitu surat yang tidak dapat dibaca oleh public/umum.Jadi, hanya dapat dibaca oleh penerima surat. Ada 2 macam surat tertutup,yaitu sebagai berikut ;
2. Surat Menurut Kepentinganya
1) Surat Biasa
2) Surat Segera
3) Telegram
3.Surat menurut Sumbernya
1.Surat Masuk(Incoming Mail)
2.Surat Keluar(Out Going Mail)
3) Surat Menurut Kegunaanya
Surat menurut kegunaanya dibagi menjadi 3 macam, yaitu :
a. Surat yang hanya brfungsi sebagai alat pemberitahuan saja, misalnya pengumuman
4. Surat menurut sifat isinya dapat dibedakan menjadi :
b. Surat Biasa
c. Surat Rahasia
d. Surat Sangat Rahasia
4) Surat Menurut Bentuknya
Menurut bentuk pengetikanya, surat dibedakan menjadi :
a. Block Style
1. Tanggal surat diketik sebelah kanan atas.
2. Penanggung jawab surat diketik pada sebelah kanan bawah lurus dengan tanggal surat.
3. Bagian-bagian surat lainya, yaitu :
b. Nama surat
c. Lampiran
d. Pokok/hal surat
e. Halaman surat
f. Kata pembukaan
g. Kata pendahuluan, diketik mulai dari garis margin sebelah kiri kertas. Setiap pergantian alenia baru dimulai pada garis margin yang sama.
1. Jarak antara alenia dengan alinia lainya (alinia lama dengan alinia baru) adalah satu baris.
h. Full Block Style
i. Semi Block Style
1. Tanggal surat diketik di sebelah kanan atas.
2. Nomor surat, nama perusahaan, alamat surat, nama lain, nama kota dan kata pembukaan diketik dari margin kiri yang sama.
3. Penanggung jawab surat di ketik disebelh kanan bawah, lurus dengan tanggal surat(sma dengan block style)
4. Sedang isi surat diketik sama dengan indented style.
Surat semi block style merupakan campuran atau block style dengan indented style.
j. Hanging Paragraph
Surat hanging paragraph disebut juga dengan hanging indented.
1. Tanggal surat diketik sebelah kanan atas kertas surat.
2. Nomor surat, nama perusahaa/instans, nama jalan, nama kota dan penanggung jawab surat diketik sesuai dengan pengetikan surat block style.
3. Setiap pergantian alinia baru, baris pertamanya dimulai dari garis margin kiri yang sama.
4. Kemudian garis kedua sampai dengan baris terakhir dari tiap-tiap alinia diketik dengan jarak kurang lebih 5 ketukan dari margin kiri.
k. Official Style
1. tanggal surat dan alamat surat diketik sebelah kanan atas kertas surat.
2. Nomor surat, lampiran dan hal surat diketik sebelah kiri margin.
3. Kata pembukaan diketik lurus di bawah isi dari surat.
4. Setiap pergantian alinia baru baris perbtama dimulai agak masuk lima ketukan dari garis margin sebelah kiri.
5. untuk baris berikutnya diketik mulai dari garis margin kiri yang sama.
6. Penganggung jawab surat diketik sebelah kanan bawah. Surat official style banyak dipergunakan di kalangan instansi pemerintah.
l. Indented Style
1. Tanggal surat diketik sebelah kanan atas.
2. Alamat surat
d. Nama perusahaan dimulai pada garis margin.
e. Nama jalan diketik kurang lebih 5 ketukan dari garis margin kiri.
f. Nama kota diketik kurang lebih 10 ketukan dari garis margin kiri.
3. Setiap pergantian alinia baru dimulai sesudah 5 ketukan dari garis margin kiri.
5) Menurut Jumlah Penerimaanya
Apabila ditinjau dari segi jumlah penerima surat, surat dibedakan menjadi 3 macam yaitu sebagai berikut :
1.Surat biasa yakni surat yang dikirim kepada seseorang (pejabat) dalam suatu instansi.
2.Surat edaran, yakni jangkauanya lebih luas daripada surat biasa. Surat menurut Penggunaanya
Surat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :
4. Memo atau nota dalam, dipergunakan untuk surat-menyurat antar bagian dalam satu instansi.
5. Nota dinas dipergunakan untuk surat-menyurat dinas/resmi antar kantor, instansi atau organisasi.
6. Surat pengantar, dipergunakan untuk pengantara dalam pengiriman surat-surat, pengiriman barang-barang yang dilakukan oleh suatu jawatan atau suatu instansi. Surat-surat yang dikirim dengan mempergunakan surat pengantar misalnya laporan.
6) Surat Menurut Siapa Pengirimnya
a. Surat Dinas
b. Surat Pribadi
7) Sifat Surat
Sifat surat mengandug pengertian :
a. Menunjukan urgensi dari surat. Misalnya segera, sangat segera dan rahasia.
b. Diketik lurus di bawah lampiran surat.
8) Penanganggung Jawab Surat
a. Penanggung jawab surat adalah pejabat yang menandatangani surat.
b. Penanggung jawab meliputi :
1. Nama instansi atau perusahaan yang bersangkutan
2. Nama jabatan
3. Tanda tangan
4. Nama terang
5. Nomor NIP/NRP (khusus untuk pejabat dinas pemerintah).
9) Cap Surat
a. Cap surat menunjukan formal dan sahnya surat dinas,khususnya surat-surat dinas pemerintah untuk dikalangan niaga kadang-kadang surat dinas tidak perlu dibubuhi cap.
b. Adanya sementara anggapan bahwa surat dinas yang tidak/belum dibubuhi cap instansi yang bersangkutan dianggap kurang/tidak sah.
c. Cap surat dibubuhkan pada sebelah kiri tanda tangan penanggung jawab surat.
10) Tembusan
a. Tembusan menunjukan bahwa suatu surat harus diketahui oleh beberapa instansi atau pejabat lainya, baik instansi/pejabat yang blebih tinggi maupun instansi/pejabat yang lebih raendah(instansi pelaksana) yang mempunyai hubungan dengan isi surat tersebut.
b. Penulisan kata tembusan ada beberapa cara, ada yang ditulis sebagai berikut :
1. Tembusan kepada Yth.
2. Tembusan disampaikan sengan hormat kepada
3. Ada yang hanya mempergunakan dengan kata tembusan
4. Ada yang mempergunakan istilah CC(Carbon Copy)
5. Yang dikirim kepada alamat surat adalah surat aslinya
6. Tembusan diketik sebelah kiri bawah kertas surat.
11) Initial
a. Initial atau tanda-tanda yang berupa kode ( merupakan singkatan) dari nama pembuat/penanda tangan surat dari nama pengetik surat.
b. Initial berguna untuk mengetahui siapa pembuat atau penanda tangan surat dan siapa yang mengetik surat sehingga apabila terdapat kesalahan dengan mudah menghubunginya.
c. Initial diketik paling bawah sebelah kiri kertas surat.
3.2 Saran
Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca, karena penulis sadar dalam makalah ini masih banyak terdapat kekurangan. Makalah ini tidak akan sempurna apabila tidak ada kritik yang membangun dari para pembaca. Jadi, kritik dan saran diharapkan kepada pembaca semoga penulisan makalah ini menjadi sempurna.
DAFTAR PUSTAKA
Susanto Slazet. (1995). Administrasi Kantor Manajemen dan Aplikasi. Jakarta: Djambatan.
Soedjito. Dkk. (1987). Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Remaja Rosda : Bandung Karya.
Kunjana, Rahardi. (2000). Surat Menyurat Dinas. Malang : Penerbit Pinus
Shaefafiah, 2011 'Surat-Menyurat (Diambil dari Buku "Dasar-Dasar Ilmu Tata Usaha" oleh drs. Ig. Wursanto)', pp 1-2, Diakses 21 Februari 2013. http://smkn6soloshafa.blogspot.com/2011/10/surat-menyuratdiambil-dari-buku-dasar.html
As’ad Andhika, 2013. 'Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis', pp 1-11, Diakses 21 Februari. http://www.slideshare.net/bandidasmillenix/dasar-korespondensi-bisnis
0 komentar:
Post a Comment